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So gelingt die Einführung von Skype for Business

Um Skype for Business erfolgreich bereitzustellen, müssen Sie die Infrastruktur, Bedürfnisse der Nutzer und das richtige Deployment-Modell beachten.

Nachdem ein Unternehmen sich entschieden hat, Skype for Business bereitzustellen, müssen Vorbereitungen getroffen werden, die ein erfolgreiches Deployment und die Akzeptanz unter den Benutzern sicherstellen. In diesem Artikel finden Sie alle Informationen, die Sie vor einem Deployment von Skype for Business berücksichtigen müssen.

„Eine gründliche Prüfung und Planung sind unumgänglich“, bemerkt Rob Arnold, UC- und Kollaborationsanalyst bei Frost & Sullivan. „Bei der Einführung von Skype for Business sollten die Benutzererfahrung und Verbesserung der Geschäftsprozesse im Vordergrund stehen.“

Der erste Schritt, um Skype for Business bereitzustellen, besteht darin, Struktur und Anforderungen einer Organisation akribisch unter die Lupe zu nehmen.

„Diese Anforderungen werden beeinflusst durch den geografischen Standort des Unternehmens, ob es national oder international ausgerichtet ist und die Kommunikationsbedürfnisse seiner Nutzer“, erklärt Skip Chilcott, globaler Leiter des Produkt-Marketings bei IR, einem Anbieter von Performance-Management-Software. Diese Anforderungen einzuschätzen, hilft einer Organisation festzulegen, wo ihre Data Center stehen sollen und welche Kommunikationsfunktionen die Bedürfnisse der Anwender am besten erfüllen.

Dann müssten, so Chilcott, die Organisationen entscheiden, welche Art von Architektur diese Anforderungen optimal abdeckt und wie das endgültige Deployment von Skype for Business aussehen soll – etwas, an das die meisten Organisationen nicht denken.

Vorbereiten einer Infrastruktur, die Skype for Business unterstützt

Die Bewertung der Infrastruktur ist die nächste Phase bei der Bereitstellung von Skype for Business. An dieser Stelle sollten Unternehmen ihre Ausstattung prüfen, über die sie aktuell verfügen, und einschätzen, was sie künftig brauchen, um Skype for Business zu unterstützen.

Da Microsoft kein Hersteller von Komponenten wie Routern und Session Border Controllern (SBC) ist, wird in Organisationen die Infrastruktur von mehreren Anbietern stammen. Einige Unternehmen können möglicherweise die Netzwerkkomponenten, in die sie investiert haben, weiter nutzen, während andere wiederum neues Equipment kaufen müssen.

Bei der Planung der Infrastruktur ist die Cloud ein wichtiger Faktor. Organisationen müssen nach Ansicht von Chilcott berücksichtigen, wie ihre Cloud-Struktur in vier oder fünf Jahren aussehen wird und ob sie am Ende eine On-Premises-, Cloud-basierte oder hybride Infrastruktur wünschen.

„Es ist schwierig“, gibt er zu bedenken. „Die Dinge entwickeln sich rasant, und niemand möchte aufs falsche Pferd setzen.“

Ein hybrider Ansatz für das Deployment

Ergänzt man Skype for Business um Anrufmöglichkeiten per Cloud-PBX und -PSTN, beeinflusst dies die Richtung, die eine Organisation einschlägt.

„Die Dinge werden dadurch ziemlich vereinfacht“, sagt Irwin Lazar, Analyst bei Nemertes Research. Laut Lazar sei der Wechsel zur Cloud ursprünglich eine „komplexe Strategie“ für Organisationen gewesen, denn für Skype for Business gab es kaum Cloud-Unterstützung.

Aber das Hinzufügen von Cloud-PBX und -PSTN-Anrufen wird, so Lazar, „das Deployment von Cloud-Telefonie für jene, die sich darauf einlassen wollen, beschleunigen.“

Nach Einschätzung von Chilcott werden die meisten Organisationen letztlich einen hybriden Ansatz bei der Infrastruktur fahren und dann eher in Richtung der Cloud gehen, wenn die Technologie ausgereifter ist.

Bereit für das Deployment von Skype for Business?

Folgen Sie dieser schrittweisen Anleitung, um Ihre Organisation und die Nutzer vorzubereiten:

  • Prüfen Sie die Struktur Ihrer Organisation, zum Beispiel den geografischen Standort und die Kommunikationsbedürfnisse der Endanwender.
  • Legen Sie die Netzwerkarchitektur fest, die die Anforderungen Ihrer Organisation unterstützt.
  • Machen Sie sich klar, wie das Deployment am Ende aussehen soll.
  • Evaluieren Sie die aktuellen und künftigen Anforderungen Ihrer Infrastruktur.
  • Ziehen Sie ein Cloud-basiertes Deployment in Betracht. Viele Organisationen werden sich für einen hybriden Ansatz entscheiden.
  • Schulen Sie die Endnutzer, starten Sie eine interne Marketing-Kampagne, und beobachten Sie die Akzeptanz.

Außendienstmitarbeiter bieten Organisationen die Gelegenheit, einen hybriden Ansatz für die Bereitstellung von Skype for Business zu wählen. Chilcott meint, eine Organisation könne für ihre Außendienstmitarbeiter Cloud-basiertes Telefonieren vorsehen, denn diese Mitarbeiter seien ja nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz oder die Infrastruktur ihrer Organisation gebunden.

„Sie können Kosten einsparen und die Kapazität der internen Infrastruktur reduzieren“, erklärt er weiter.

Endnutzer im Fokus: Training und Akzeptanz

Obwohl es für Unternehmen wichtig ist, sich bei der Bereitstellung von Skype for Business auf die Infrastruktur zu konzentrieren, sollte das Training der Endnutzer ebenfalls Priorität haben.

„Die Notwendigkeit von Schulungen ist zurückgegangen, aber Sie sollten das Thema nicht ignorieren“, gibt Chilcott zu bedenken.

Die Nutzer entscheiden innerhalb von wenigen Tagen, ob sie eine Lösung mögen oder nicht.
Skip ChilcottGlobaler Leiter des Produkt-Marketings bei IR

Lazar stimmt zu, dass Training ein wesentlicher Punkt für Organisationen ist. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen Skype for Business bereitstellt und Tischtelefone durch einen Softphone-Client und Headsets ersetzt, sollten die User im Umgang mit den neuen Headsets geschult werden.

Chilcott sagt, zwar seien die meisten Anwender mit der Oberfläche von Skype vertraut, dennoch sollten Organisationen ein Trainings-Portal oder eine Website mit Ressourcen für Mitarbeiter einrichten. Training sei für die Akzeptanz unter den Endnutzern von wesentlicher Bedeutung.

„Die Nutzer entscheiden innerhalb von wenigen Tagen, ob sie die Lösung mögen oder nicht“, erklärt er. „Wenn sie eine Lösung ablehnen, suchen und kaufen sie sich eine andere, die ihren Bedürfnissen mehr entgegenkommt.“

Das kostet die Unternehmen Geld, und ihnen entgeht der Return on Investment (ROI) für die Bereitstellung.

„Erfolgreiche Deployments lassen sich begünstigen, indem man Champion-User an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Arbeitsgruppen identifiziert, sowie eine Kundenerfolgskampagne ins Leben ruft, die die Akzeptanz und Verwendung kontinuierlich verfolgt“, sagt Arnold von Frost & Sullivan.

Organisationen können eine erfolgreiche Bereitstellung von Skype for Business erreichen, indem sie nicht „den Status quo bewahren, Skype for Business einfach als eine Telefonie- oder Konferenzplattform zu betrachten“, ergänzt er.

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Artikel wurde zuletzt im August 2017 aktualisiert

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