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Analyse: Die wichtigsten Collaboration-Tools

Der Markt für Collaboration-Tools unterteilt sich in Messaging-zentrierte Lösungen und umfassende Plattformen mit Collaboration-Diensten sowie Sprach- und Videofunktionen.

Bei der Entscheidung über die passende Collaboration-Anwendung haben Firmen die Qual der Wahl. Um die Auswahl der verfügbaren Lösungen einzuschränken, müssen sie zunächst verstehen, wie ihre Mitarbeiter und ihre Teams die Tools für die Zusammenarbeit einsetzen. Während viele Cloud-Messaging-Dienste ähnliche Funktionen bieten, unterscheiden sich die Collaboration-Lösungen in vielen Punkten.

Im Rahmen dieses Artikels untersuchen wir Amazon Chime, Atlassian Stride, BroadSoft Team-One, CA Flowdock, Cisco Spark, Google Hangouts, Microsoft Teams, RingCentral Glip, Slack und Unify Circuit. Und wir ermitteln diejenigen Collaboration-Tools, die am besten zu bestimmten Szenarien passen.

Vollständiger Ersatz für bestehendes System oder eigenständiger Service?

Wenn Firmen ihre veraltete Architektur für die Sprach- und Videokommunikation durch eine UC-Plattform (Unified Communications) ersetzen möchten, die Collaboration-Tools umfasst, dann sind Cisco Spark, Microsoft Teams und RingCentral Glip zweifellos eine gute Wahl.

Cisco Spark gibt es seit Ende 2015. Die Plattform integriert sich mit traditioneller UC-Hardware einschließlich Cisco-Telefonen und -Videokonferenz-Hardware. Darüber hinaus bieten neue Produkte wie Spark Board, das interaktive Touch-Gerät von Cisco, den Anwendern voll integrierte und moderne Hardware für den Konferenzraum, die die meisten anderen Anbieter nicht in ihrem Portfolio haben.

Der Hauptkonkurrent von Cisco in diesem Marktsegment ist Microsoft. Seit Jahren nutzt Microsoft den Kauf von Skype (2011), um Collaboration-Dienste mit Sprach-, Video- und Messaging-Services anzubieten. Aber 2017 kündigte das Unternehmen an, dass es Skype für Business Online schrittweise durch sein neues Produkt Microsoft Teams ersetzen werde.

Microsoft hat Teams von Grund auf neu entwickelt. Die Lösung bietet Cloud-basierte Sprach- und Videoanrufe unter einer Oberfläche, zu der eine Messaging-zentrierte Anwendung gehört. Der neue Service steckt zwar noch in den Kinderschuhen, die Roadmap von Microsoft für Teams ist aber so gut mit fortschrittlichen Collaboration-Tools gefüllt, dass die Lösung es wohl mit Cisco Spark aufnehmen kann.

RingCentral Glip ist das dritte UC-Produkt, das die bestehenden Kommunikations-Tools von Unternehmen vollständig ersetzen könnte. Vor der Übernahme war Glip eines der wenigen Messaging-basierten Team-Collaboration-Tools, das sich auf Augenhöhe mit Slack befand. RingCentral erwarb Glip im Jahr 2015 und hat seitdem einen Großteil seiner traditionellen Sprach-, Video- und Webkonferenztechnologie in Glip integriert, um ein umfassendes Tool für Unified Communications zu bilden. Glip eignet sich sehr gut für kleine und mittlere Unternehmen.

Während einige Unternehmen nach einer vollständigen Plattform für Unfied Collaboration suchen, benötigen andere lediglich eine Collaboration App, die in punkto Projektkommunikation und -organisation für sich alleine arbeitet. Wenn Firmen nach einer derartigen Lösung suchen, dann sollten Slack, Stride und Flowdock ganz oben auf ihrer Liste stehen.

Für viele gilt Slack als die dominierende Kraft im Bereich der Messaging-zentrierten Collaboration Services. Dank seiner beliebten Messaging-Plattform, die 2012 eingeführt wurde, verzeichnet das Unternehmen ein außergewöhnliches Wachstum. Da Slack einer der ursprünglichen Wegbereiter auf dem Markt war, konnte die Firma einen relativ großen Anteil in diesem Marktsegment gewinnen.

Atlassian Stride – der Nachfolger von HipChat – hat eine noch längere Geschichte im Markt für Enterprise Cloud Messaging. Stride integriert zwar nicht so viele Drittanbieter wie Slack, bietet aber ein schlankes Design und eine vereinfachte Verwaltung. Stride ist eine gute Wahl für Nutzer, die eine unkomplizierte Messaging-Plattform für die Zusammenarbeit von Teams wünschen.

Ein weiteres Collaboration-Tool, das Firmen genauer untersuchen sollten, ist CA Flowdock. Dieses Produkt richtet sich eher an größere Unternehmen, die eine projektorientierte Collaboration App benötigen, die sich in robustere Netzwerkinfrastrukturen integrieren lässt, die anpassbare Richtlinien für die Datenhaltung, strenge Service Level Agreements (SLA) für hohe Verfügbarkeit und eine einfache Benutzerverwaltung umfassen.

Integration in bestehende Anwendungen von Anbietern oder Drittanbietern?

Die Integration vorhandener Software-Tools mit einer neu implementierten Team Collaboration App kann für viele Unternehmen ein zentraler Faktor für die Entscheidung sein. Größere Anbieter konzentrieren sich in der Regel auf die Integration mit ihren eigenen Tools und Anwendungen.

So verfügt Cisco Spark beispielsweise über zahlreiche Funktionen, die die Nutzung der WebEx-Meeting-Software von Cisco Spark noch weiter verbessern und vereinfachen. Auch Google Hangouts sind eng mit anderen Anwendungen wie Google Drive und Google Docs verknüpft. Daher wird es für aktuelle Nutzer der G-Suite-Tools zur logischen Wahl.

Microsoft Teams bietet die Integration mit seiner Office-365-Plattform inklusive Anwendungen wie Outlook und SharePoint. Für Firmen, die bereits vorhandene Anwendungen dieser Hersteller implementiert haben und sich auf diese verlassen, wird ein Messaging-zentrierter Service attraktiv sein, der die Vorteile dieser Integrationen ausschöpft.

Kleinere, Messaging-orientierte Collaboration-Anbieter, die keine eigenen Anwendungen und Hardware zu integrieren haben, müssen sich auf Integrationen mit Anwendungen von Drittanbietern verlassen können. Drei Produkte, die Apps von Drittanbietern umfassend unterstützen, sind Slack, BroadSoft Team-One und Atlassian Stride. Unabhängig davon, ob Firmen die Integration mit gängigen Cloud-Storage-Plattformen wie Dropbox, Google Drive oder Box wünschen oder Anwendungsdaten aus Salesforce, Zendesk oder Jira übernehmen möchten – diese drei Hersteller bieten eine vollständige Integration mit einer Vielzahl von Anwendungen und Services.

Benutzerauthentifizierung und Optionen für die Administration

Wenn Firmen ihre Team-Collaboration-Tools und deren Benutzer einfach administrieren wollen, hängt es stark von der zugrunde liegenden Infrastruktur ab, welches Produkt am besten zu den Anforderungen passt. Sicherheit ist sehr wichtig bei der Auswahl einer Team Collaboration App, inklusive der Methoden zur Anlage, Authentifizierung und Autorisierung von Benutzern.

Für die meisten Unternehmen, die traditionell Windows Active Directory (AD) für die Benutzerverwaltung, Autorisierung und die Authentifizierung via Single Sign On (SSO) verwenden, heben sich einige wenige Produkte von den anderen ab. Natürlich lässt sich Microsoft Teams gut in die AD-Services des Unternehmens integrieren.

Darüber hinaus vereinfacht Cisco sowohl die Anbindung seiner Spark-Plattform an das Microsoft AD als auch die Einrichtung von Single Sign On für seine Messaging-, Meeting- und Call-Services. Schließlich bietet die Amazon-Chime-Plattform Administratoren eine Vielzahl von Tools zur Integration und Benutzerverwaltung für das AD, von denen große IT-Abteilungen in Unternehmen profitieren.

Preismodelle für Team Collaboration Apps

Es ist wichtig, eine Team Collaboration App zu wählen, die über mehrere Preisstufen verfügt und das verfügbare Budget von Firmen nicht übersteigt.

Unify Circuit bietet zum Beispiel drei Pakete an, die zwischen 3,95 bis 14,95 Euro pro Benutzer und Monat kosten. Die Preise der Apps unterschieden sich zudem durch Kriterien wie die Anzahl der Nutzer eines Sprach- oder Videoanrufs, die Aufzeichnungs-Optionen, Cloud-Speicherkapazität und die Qualität des Kundensupports. Circuit bietet auch eine Freemium-Version an. Diese eignet sich vor allem für Mitarbeiter, die die Collaboration-Plattform nicht häufig genug nutzen, um die Kosten für den Kauf eines Pakets zu rechtfertigen.

BroadSoft (mittlerweile von Cisco übernommen) setzt bei seiner Plattform Team One auf ein zweistufiges Preismodell. Das Premium-Paket richtet sich an kleine Unternehmen mit bis zu 99 Benutzern. Es enthält auch 1.000 Minuten Videokonferenzen pro Benutzer, pro Monat sowie Basis-Support.

Für Unternehmen mit 100 oder mehr Benutzern liefert BroadSoft auch Angebote für monatliche oder jährliche Bezahlung. Zu den zusätzlichen Vorteilen dieser Pakete gehören 4.000 Minuten für Videokonferenzen pro Benutzer und Monat sowie feste Service-Level-Vereinbarungen und beschleunigter technischer Support für Endbenutzer. Zwar gibt es keine Freemium-Version, BroadSoft bietet aber Team-One Premium als 30-Tage-Testversion ohne Kreditkarte an.

Microsoft positioniert seine Plattform Teams als integralen Bestandteil seines Cloud-Pakets Office 365, das auch andere populäre Anwendungen wie Outlook, Word, PowerPoint und OneDrive umfasst. Firmen, die bereits Office-365-Kunden sind, können Teams ohne zusätzliche Kosten einsetzen. Und für Unternehmen, die möglicherweise in Zukunft auf Office 365 setzen wollen, wäre die Integration von Teams eine kleine süße Beigabe.

Empfehlung: Dieser Team-Collaboration-Tools eignen sich besonders gut

Wenn man alle oben beschriebenen Faktoren berücksichtigt, stehen drei Anbieter kontinuierlich an die Spitze der Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen.

Für Firmen, die ausschließlich nach einem Messaging-zentrierten Collaboration-Service suchen, bleibt Slack die Plattform, die es zu schlagen gilt. Durch seine einfache Bedienung, die beeindruckende Integration von Drittanbietern und eine riesige Benutzerbasis wird Slack zu einem Produkt, das jedes Unternehmen einsetzen und nutzen kann.

Geht es mehr um eine einheitliche Plattform, die Collaboration-Dienste und traditionelle Sprach- und Videofunktionen bietet, sind Microsoft Teams und Cisco Spark gute Kandidaten. Aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung mit Sprach- und Videokonferenzplattformen liefern Microsoft und Cisco seriöse Produkte mit erstklassiger Hardware für Sprache und Video. Auch wenn diese beiden Produkte bei weitem nicht die aufregendsten oder innovativsten sind – sie bestechen jedenfalls durch einen sehr zuverlässigen technischen Support für Unternehmen.

Anmerkung der Redaktion: Bei der genauen Analyse der verfügbaren Collaboration Apps konzentrierten sich die Redakteure von TechTarget auf zehn führende Cloud-basierte Services mit starken Messaging-Komponenten. Unsere Recherche stützt sich auf Daten aus Umfragen von TechTarget sowie Berichte von renommierten Marktforschungsunternehmen, darunter Gartner.

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Artikel wurde zuletzt im März 2018 aktualisiert

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