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Wie sollten Firmen Group-Collaboration-Software einsetzen?

Gibt es in einem Unternehmen zu viele Kollaborationsplattformen, kann sich das negativ auf die Effizienz auswirken. Für die IT-Abteilung ist außerdem die Verwaltung schwieriger.

Liebäugeln Sie mit verschiedenen Softwarepaketen für die Gruppenzusammenarbeit (Group-Collaboration-Software), überwiegen die Nachteile die Vorteile stark. Zusammenarbeit ist von Natur aus so angelegt, dass man auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Schwierig kann es dann werden, wenn es unterschiedliche Anforderungen gibt. Konzentriert sich die Zusammenarbeit auf eine Abteilung oder einen bestimmten Bereich im Unternehmen, dann ist es verständlich, wenn die entsprechende Gruppe eine eigene Collaboration-Software für die Zusammenarbeit sucht oder will.

Viele Szenarien bei der Zusammenarbeit erstrecken sich aber horizontal über viele Abteilungen, Geschäftsbereiche oder Büros an verschiedenen Standorten. Der Einsatz von mehreren Softwarepaketen ist in so einem Fall nicht annähernd so effizient wie eine zentralisierte Kollaborationsplattform, die das gesamte Unternehmen nutzt.

Jede Firma muss diesen Balanceakt managen, wenn sie sich den Einsatz einer Kollaborationssoftware überlegt. Der Idealfall wäre natürlich, dass die Anforderung eines jeden Teams genau erfüllt werden. Vielleicht sucht man deswegen nach einer Einzellösung. Das ist aber nur dann der Fall, wenn die IT-Abteilung eine Universallösung in Sachen Kollaborationsplattform anbietet, aber nicht die richtigen Anwendungen zur Verfügung stellt oder nicht flexibel genug reagiert.

Sollte jedes Team eine eigene Collaboration-Software einsetzen, hat das für die IT-Abteilung auch Vorteile. Sie muss sich nicht um das entsprechende Produkt sorgen. Das ist aber nur dann der Fall, wenn sich die IT-Abteilung nicht um das Thema Teamzusammenarbeit kümmern möchte oder soll.

Gibt es mehr als ein Produkt für die Gruppenzusammenarbeit, dann existieren viele Nachteile und das nicht nur aus Sicht der IT-Abteilung. Auch die Effizienz des gesamten Unternehmens dürfte darunter leiden. Ein entscheidender Punkt ist, dass Sie mit so einer Herangehensweise Insellösungen und Grüppchenbildungen unterstützen. Das wiederum widerspricht dem Gedanken, eine gemeinsame Firma zu sein, in der man an einem Strang zieht. Zusammenarbeit lebt von häufiger Kommunikation. Benutzen die Mitarbeiter keine standardisierten Anwendungen oder Oberflächen, wird das problematisch. Die Angestellten haben außerdem nicht das Gefühl einer konsistenten Benutzererfahrung.

Sie sollten auch darüber nachdenken, wie die Gruppen ihre eigene Kollaborationssoftware auswählen. Das könnte schnell kostspielig werden und die IT-Abteilung bekommt vielleicht Probleme, die Software in andere Plattformen zu integrieren. Auch der Blick auf Sicherheits- und Compliance-Anforderungen darf natürlich nicht fehlen.

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Artikel wurde zuletzt im Juni 2018 aktualisiert

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