UCaaS: Kosten entscheiden für oder gegen UC-Lösungen aus der Cloud

UC-Lösungen aus der Cloud werden für Firmen zunehmend interessanter. Die Kosten entscheiden dabei für oder gegen Unified Communications as a Service.

IT-Führungskräfte freunden sich zunehmend mit der Cloud an. Laut der kürzlich veröffentlichten Studie (Nemertes...

2014-15 Enterprise Technology Benchmark), haben mindestens 63 Prozent der Unternehmen eine Anwendung für Unified Communications (UC) in der Cloud.

Unter denen, die sich gegen den Umzug in die Cloud entschieden haben, sind die Kosten in der Regel das Hauptargument.

Darunter sind Online-Konferenzen das am weitesten verbreitete Cloud-basierte UC-Produkt. Im Jahr 2013 zogen außerdem 20 Prozent zu Cloud-basierten E-Mail-Diensten oder Kalender-Plattformen um. 

2014 migrierten bereits 33 Prozent und weitere 12 Prozent planen den Umzug für 2015. Der Einsatz von IM (Instant Messaging) liegt bei 26 Prozent im Vergleich zu 18 Prozent im Jahre 2013. 

IP-Telefonie geht in der Zwischenzeit über SMB ebenfalls hinaus. 18 Prozent aller Unternehmen nutzen diese Funktion bereits. Weitere 6,4 Prozent möchten 2015 migrieren.

Was sind die Hauptgründe für Cloud-basierte UC-Lösungen?

Was ist der treibende Faktor? Diejenigen, die auf UC as a Service (UCaaS) umgestiegen sind, sehen in der Kosteneinsparungen den größten Anreiz. Sie finden einfach, dass es billiger ist, Cloud-basierte Dienste zu nutzen, als den Service am eigenen Standort zu evaluieren, aufzubauen und zu verwalten. Zu den weiteren wichtigen Motiven gehören unter anderem folgende Faktoren:

  • Büros lassen sich leicht nach oben oder unten skalieren.
  • UC-Funktionen sind schnell einsatzfähig.
  • Die Flexibilität des Unternehmens verbessert sich.
  • Die Verwaltung wird entlastet und von IT-Ressourcen entbunden. Sie kann dadurch direkt mit den Geschäftsbereichen zusammenarbeiten. Das treibt möglicherweise Innovationen voran, verbessert Betriebsabläufe und optimiert die Interaktion mit Kunden.

Was hält Unternehmen davon ab, Cloud-basierte UC-Lösungen zu nutzen? Trotz der Pluspunkte sind Cloud-UC-Services noch nicht das Richtige für jeden oder für alle Anwendungen. Unter denen, die sich gegen den Umzug in die Cloud entschieden haben, sind die Kosten in der Regel das Hauptargument. 

Die Quintessenz ist, dass es Cloud-basierte UC-Lösungen gibt, diese aber nicht für jedes Unternehmen sinnvoll sind.

Es klingt vielleicht seltsam, dass die Kosten sowohl der primäre Grund für als auch gegen den Einsatz der Cloud-Services sind. Für einige Unternehmen ist eine Cloud-Lösung jedoch oft teurer als der schlichte Kauf einer Anwendung oder eines Servers, der vor Ort läuft. Das trifft besonders auf mittelständische bis große Unternehmen zu. Auch wenn die Unternehmen bereits das interne Know-how besitzen, um die entsprechende Anwendung zu verwalten, kann dies der Fall sein. 

Wenn umfangreiche Anpassungen nötig sind, könnte der Umzug in die Cloud teuer werden. Ein weiterer Hauptfaktor, der einige von der Cloud abschreckt, ist die Sicherheit. In manchen Fällen verlangen Unternehmensführung (Governance) oder behördliche Anforderungen eine lokale Datenspeicherung. 

Die Teilnehmer der Studie nannten als Beispiel häufig die Notwendigkeit, Daten lokal im Lande zu behalten. Dieser Anforderung können viele Cloud-Anbieter nicht nachkommen. Andere äußern sich besorgt hinsichtlich Datenlecks und geben die Notwendigkeit strenger Datenschutzkontrollen als Hinderungsgrund für einen Cloud-Service an.

Wo das UCaaS-Wachstum verkümmert

Ein Bereich, in dem Cloud-Dienste nicht weit verbreitet sind, ist bei SaaS-basierten Alternativen zu Microsoft Office (zum Beispiel Google Docs). Nur 19 Prozent der befragten Teilnehmer berichten, dass sie solche Produkte verwenden. 

Weitere 9 Prozent haben vor, Cloud-basierte Services für Büroanwendungen wie Office 365 bis Ende 2014 zu nutzen. In den meisten Fällen soll jedoch Office as a Service (OaaS) ergänzend und nicht als Ersatz für Microsoft Office eingesetzt werden. 

Die Hauptgründe für den Umstieg sind das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten (Co-Editing) in Echtzeit, der Austausch von Dokumenten außerhalb der Firma. Zudem wird es begrüßt, wenn lokale Datenspeicherung nicht zwingend notwendig ist.

Welche Cloud-basierten UC-Anwendungen sind für Sie sinnvoll?

Die Quintessenz ist, dass es Cloud-basierte UC-Lösungen gibt, diese aber nicht für jedes Unternehmen sinnvoll sind. Beurteilen Sie Ihre Risikotoleranz, Ihre Security- und gesetzlichen Anforderungen, sowie Ihren Bedarf nach einem individuell gestalteten UC-Service

Am wichtigsten ist es, die Kosten von Cloud-Diensten mit Ihren lokalen Plattformen zu vergleichen. Beachten Sie schließlich auch, dass der Einsatz einer Cloud-UC keine Alles-oder-Nichts-Entscheidung ist. Eine Cloud-Lösung ist vielleicht nicht für alle Ihrer UC-Anwendungen geeignet, kann aber durchaus für einige sinnvoll sein. Das trifft vor allem auf diejenigen zu, die Sie benötigen, um die Anwendungen über die Firewall hinaus zu erweitern. 

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Artikel wurde zuletzt im Oktober 2014 aktualisiert

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