BYOD kann mehr Kosten verursachen, als Sie denken: Häufige Fragen und Antworten

Die Kosten für "Bring Your Own Device" können schnell aus dem Ruder laufen. Unser Leitfaden hilft, BYOD effizient und behutsam einzusetzen.

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BYOD (Bring Your Own Device, also das Nutzen privater Geräte im Unternehmen) wird gern kritisiert, weil es IT-Abteilungen...

zusätzliche Arbeit bereitet. Was dabei oft vergessen wird: Auch finanziell kann BYOD eine Belastung sein.

Viele Unternehmen stürzen sich in BYOD-Programme mit der Erwartung riesiger Kosten-Einsparungen. Häufig sind die in Wirklichkeit jedoch gering oder nicht vorhanden. Es gibt Wege, BYOD kosteneffektiv oder zumindest kostenneutral zu gestalten – doch solche Techniken sind unternehmensspezifisch und erfordern Planung, Analyse und ein wenig Glück.

Die folgenden Antworten auf häufig gestellte Fragen helfen Ihnen, versteckte BYOD-Kosten aufzudecken und eine für Ihre Organisation finanziell sinnvolle BYOD-Implementierung zu planen.

Spart BYOD meinem Unternehmen Geld?

BYOD-Einsparungen sind nicht garantiert. Viele Mobilfunk-Anbieter haben Sonderpreise für Kunden, die Geräte und Daten-Tarife in großen Mengen einkaufen. Doch wenn Ihre Organisation Zuschüsse zahlt oder Mitarbeiter ihre persönlichen Geräte und Daten-Tarife als Spesen absetzen, dann profitieren Sie nicht von solchen Rabatten. Wenn Ihr Unternehmen BYOD zulässt, müssen Sie möglicherweise auch Software für Mobile Device Management (MDM) oder andere Tools beschaffen, um Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten. Berücksichtigen Sie außerdem die nötigen Änderungen an Ihrer Infrastruktur. Ihr Netzwerk wird den Zustrom Bandbreiten-hungriger Hardware womöglich nicht verkraften.

Wo kostet BYOD Geld?

Bei BYOD kommt es darauf an, über die Gesamt-Betriebskosten nachzudenken. Wie ein Unternehmen, das bereits BYOD nutzt, berichtet, gibt es hier zwei Bereiche: externe und interne BYOD-Kosten. Zu den externen gehören Daten-Tarife, Roaming-Gebühren sowie der Kauf von Hard- und Software. Interne Kosten sind unter anderem MDM- und Sicherheits-Software, Upgrades bei WLAN- und anderer Infrastruktur, sowie Helpdesk-Support und Schulungen. Bei Unternehmen, deren Mitarbeiter die externen Kosten selbst tragen, fallen immer noch die internen BYOD-Kosten an – und zwar unabhängig davon, ob ein offizielles Programm dafür existiert oder nicht.

Wie kann ich BYOD-Kosten senken und Geld sparen?

Diese Antwort fällt für jedes Unternehmen unterschiedlich aus, aber sie beginnt mit guter Planung. Citrix Systems zum Beispiel hat die Kosten für den Kauf von Firmen-Laptops evaluiert und dann stattdessen Mitarbeitern Zuschüsse angeboten. Das Programm brachte etwa 15 Prozent Ersparnis bei den Gesamtbetriebskosten, jedoch nicht bei anderen IT-Ausgaben. Laut Citrix liegen die eigentlichen Vorteile von BYOD in der gesteigerten Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Ebenfalls möglich ist, statt unternehmensweit zunächst ein begrenztes BYOD-Programm einführen. Bieten Sie es nur für aus Ihrer Sicht geeignete Mitarbeiter an, etwa solche mit vielen Geschäftsreisen. Begrenzen Sie das Spektrum unterstützter Geräte und Plattformen. Sie können eine Auswahl anbieten und Nutzer wissen lassen, welche Funktionen des jeweiligen Geräts Sie unterstützen. Ebenso ist es möglich, „bevorzugte“ Geräte herauszuhaben, die weniger technischen Aufwand erfordern und für diese höhere Zuschüsse anbieten. Beachten Sie, dass Sie Ihre BYOD-Politik häufig aktualisieren müssen, egal ob Ihr Programm begrenzt ist oder nicht.

Wie entscheide ich, wer wofür bezahlt?

Die zwei wichtigsten Fragen sind, wer die Hardware bezahlt – was davon abhängen kann, welche Geräte die IT-Abteilung unterstützen möchte – und wie andere Kosten aufgeteilt werden, zum Beispiel die monatlichen Mobilfunk-Rechnungen. Strategien zur Kostenteilung für BYOD unterscheiden sich ebenfalls je nach Organisation, doch es gibt einige allgemeine Grundsätze dafür.

Der einfachste Weg ist, einen prozentualen Anteil der monatlichen Rechnungen zu übernehmen, basierend auf der erwarteten geschäftlichen Nutzung. Eine kompliziertere, aber genauere Kosten-Beteiligung lässt sich mit Software für Telecom Expense Management (TEM) realisieren. Sie zeichnet Sprach- und Daten-Nutzung auf und kennzeichnet sie als „persönlich“ oder „geschäftlich“.

Welche Kosten-Fragen gibt es noch?

Internationales Daten-Roaming gehört zu den teuersten Mobilitätskosten in Unternehmen. Lässt man Mitarbeiter solche Kosten summarisch – ohne TEM- oder MDM-Software – abrechnen, zahlt das Unternehmen auch für privates Web-Surfen im Ausland.

Bei einer Verwendung von Desktop-Virtualisierung mit Mobil-Geräten sind Lizenz-Kosten ein weiteres Problem. Microsofts Lizenzierungspolitik ist notorisch kompliziert und kann teuer werden. In manchen Fällen ist es möglich, Lizenzen für Mitarbeiter statt für Geräte zu kaufen. Das kann die Anzahl der Lizenzen reduzieren. Doch die Umstellung des Lizenzmodells kann Ihren Kosten-Vorteil wieder auffressen.

Artikel wurde zuletzt im Dezember 2012 aktualisiert

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