Produktivität und Effizienz: Unternehmens-Apps als Wettbewerbsvorteil

Apps ziehen vermehrt auch in den Unternehmens-Alltag ein. Wer auf die richtige Lösung setzt, verschafft sich schnell einen Wettbewerbsvorteil.

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Unternehmens-App – Hype oder Zukunft? Einsteigen oder Abwarten? Mit diesen Fragen beschäftigen sich derzeit viele Unternehmen. Fakt ist: Der Markt für Apps wächst. Allein für 2014 hat der Branchenverband Bitkom einen Umsatz von 717 Millionen Euro in Deutschland mit Apps prognostiziert

2013 waren es noch 31 Prozent weniger. Auch wenn es sich bei den unzähligen Anwendungen hauptsächlich um privat genutzte Software handelt, zeigt die Marktentwicklung, wie beliebt die mobilen Alleskönner sind. 

Tino Schnerwitzki, Comparex

Deshalb: Wer sich Wettbewerbsvorteile verschaffen will, sollte auf individuelle und arbeitserleichternde Unternehmens-Apps setzen.

In vielen Unternehmen werden vor allem die kleineren Prozessschritte noch sehr umständlich durchgeführt. Beispielsweise arbeiten Technik-Experten wie Mechaniker noch mit Stift und Zettel, wenn sie Temperaturen von Anlagen ablesen. Dabei schleichen sich schnell Fehler ein. 

Mit einer App können solche und auch manche größeren Arbeitsabläufe besser und schneller erledigt werden. Dabei passen sich Unternehmens-Apps mit ihren zahlreichen Funktionen gezielt den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens an. Ihre Vorteile:

  • Geringere Fehlerquote,
  • kürzere Reaktionszeiten,
  • Steigerung der Effizienz – beispielsweise durch schnellere Prozessabwicklung,
  • produktivere und zufriedenere Mitarbeiter,
  • eine bessere Kundenbindung sowie optimierte Prozessabwicklung.

Um diese Ergebnisse zu erreichen, sind bei der Wahl der passenden App einige Punkte zu beachten: Als Erstes müssen Unternehmen klären, welche Abläufe durch die App verbessert werden sollen. Denn jedes Unternehmen hat eigene Bedürfnisse und Anforderungen, weshalb Apps genau auf diese zugeschnitten und individuell entworfen werden sollten. Nur so können sie ihr Potenzial voll entfalten und Wettbewerbsvorteile schaffen.

Die kleinen Helfer sollten vor allem bei Aufgaben zum Einsatz kommen, die sich ohne PC erledigen lassen, aber zum Beispiel via Smartphone oder Tablet-PC. Zudem müssen mögliche Stolpersteine identifiziert werden. Es empfiehlt sich, Vertreter aus allen betroffenen Abteilungen an Bord zu holen, die später mit der App arbeiten sollen: Außendienst- und Produktionsmitarbeiter, Installateure und Manager, Vertrieb, Marketing, technischer Service oder Finanzwesen. 

Denn jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und Anforderungen, auf die eine App zugeschnitten werden kann, wenn diese vorher definiert werden. Die Faustregel dabei: Eine App pro Aufgabe, um die Nutzer optimal zu unterstützen. Beispielsweise zum Verwalten von Lieferantenverträgen oder von Komponentenkatalogen. Die App deckt dabei sämtliche Prozesse einer Aufgabe ab.

Ein weiterer Schritt besteht darin, die in der App verfügbaren Daten und Funktionen zu klassifizieren. Oft sind diese bereits öffentlich zugänglich, zum Beispiel über Produktkataloge oder Eventregistrierungen. Auf diese Weise können sie einfach in die Cloud gespiegelt werden. 

Ist dies nicht der Fall, lassen sich individuelle Adapter für jede anzubindende Geschäftsanwendung oder Datenquelle einsetzen. Die Adapter ermöglichen den minimalen Zugriff, der für den Betrieb der App nötig ist.

Vorteile für Unternehmen: Kapazitäten einsparen, klassische IT ergänzen

Apps bringen für Unternehmen viele Vorteile im laufenden Betrieb mit. So können mehrere Apps auf den mobilen Geräten im Hintergrund zu einem Gesamtsystem gebündelt werden. Was sich aus Anwendersicht als eine Reihe von Apps darstellt, ist aus Sicht der IT eine einzige Anwendung. Das vereinfacht die Administration, Berechtigung und Verteilung auf Smartphones und Tablets.

Zudem können Komponenten leichter erweitert werden, um beispielsweise weitere Datenquellen anzubinden oder neue Funktionen einzubauen, die die gleichen Backend-Systeme nutzen. Zudem lassen sich mit Apps punktuell klassische IT-Systeme ergänzen. 

Dabei hängt der Aufwand der Integration in Unternehmen von der Art der Anwendung ab. Ein Beispiel: Wenn die App nur statische Informationen anzeigt, wie Kataloge oder Schaltpläne, ist der Aufwand für Unternehmen minimal und Prototypen können sehr schnell entwickelt werden. Diese testet eine Pilotgruppe unter den Mitarbeitern auf ihre Praxistauglichkeit und wenn alles passt, ist die App sehr schnell einsatzbereit.

Etwas höher ist der Aufwand, wenn die Integration in eine bereits vorhandene Umgebung oder Geschäftsanwendung erforderlich ist. Wie hoch genau hängt vom Schutz- und Aktualitätsbedarf ab. Bei solchen Projekten sollten unbedingt Experten zur Rate gezogen werden.

Praxisbeispiel: Unternehmens-Apps in der Produktion

Ingenieure müssen abseits ihres Schreibtisches oft Daten erfassen, etwa festgestellte Schäden an Einrichtungen. Meist notieren sie diese zunächst per Hand und erfassen sie später in einer Fachanwendung. Die Nachbearbeitung kostet aber mitunter viel Zeit und kann zudem zur Fehlerquelle werden. 

Außerdem lassen sich erst durch die Eingabe in das System etwaige Zusammenhänge erschließen und damit notwendige Schritte ableiten. Über eine mobile App lassen sich auch unterwegs technische Daten erfassen, automatisch im System hinterlegen und um Fotos oder GPS-Positionen ergänzen. Zusätzlich können die Mitarbeiter über die App hilfreiche Zusatzinformationen wie Grenz- und Schwellenwerte nachschlagen, und zwar immer und überall.

Fazit: App als Ergänzung klassischer Unternehmenssoftware

Trotz der vielen Vorteile setzen viele Unternehmen noch immer nicht auf Apps. Das liegt daran, dass das Integrieren selbiger als zu komplex erscheint. Zudem fürchten sie, dass Bestandssysteme umfangreich angepasst werden müssen. Sicherheitsbedenken spielen ebenfalls mit rein, da die mobilen Geräte in der Regel über das Internet kommunizieren und leichter zu stehlen sind. Mit der richtigen Strategie kann man diese Vorbehalte aber entkräften.

Wichtig zu wissen ist, dass Unternehmens-Apps klassische Unternehmenssoftware ergänzen, aber nicht ersetzen. Deshalb sollten sie auch nur punktuell zum Einsatz kommen. Alle Prozesse ausschließlich über Apps abzudecken ist sicherlich nicht sinnvoll. Auch wenn für einen bestimmten Prozess eine App existiert, sind nach wie vor auch klassische Desktop-Anwendungen erforderlich. 

Beispiele hierfür wären Standardsysteme für ERP (Enterprise Resource Planning) und CRM (Customer Relationship Management) sowie Ticketsysteme, aber auch Branchenlösungen oder individuell angepasste Geschäftsanwendungen.

Über den Autor:
Tino Schnerwitzki ist Teamleiter Application Development beim internationalen IT-Dienstleister Comparex.

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Artikel wurde zuletzt im März 2015 aktualisiert

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