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Moderne Videokonferenz-Technologien eröffnen neue Möglichkeiten

Früher dominierten Systeme für die interne Unternehmens-Kommunikation den Videokonferenz-Markt. Jetzt gibt es flexiblere, Cloud-basierte Optionen.

Anmerkung der Redaktion: Dieser erste Artikel unserer vierteiligen Serie über Videokonferenzen untersucht, wie sich die Technologie in den Unternehmen verbreitet hat. Der zweite Teil befasst sich mit den wichtigsten Anwendungsfällen für Videokonferenztechnik, Teil drei mit den wichtigsten Kaufkriterien. Der vierte Artikel vergleicht die führenden Anbieter auf dem Markt anhand dieser Kriterien.

Die Technik für Videokonferenzen hat sich in den letzten beiden Jahren enorm verändert. Der Markt hat sich selbst neu erfunden; Cloud-Services versetzen Unternehmen in die Lage, diese Technologie intensiver zu nutzen denn je.

Bislang dominierten wenige große Unternehmen den Videokonferenzmarkt mit sehr kostspieligen, hochkomplexen Services speziell für die interne Kommunikation in großen Unternehmen. Aber mit der raschen Entwicklung von Cloud-Services konnten Millionen von kleinen und mittleren Unternehmen Videokonferenztechnologie nutzen, um ihr Wachstum zu beschleunigen und gleichzeitig Kosten zu sparen.

Derzeit existieren lokale Installationen (On-Premise) und Cloud-Implementierungen nebeneinander, aber die Dynamik liegt mit Sicherheit bei Cloud-basierten Diensten.

Die Entwicklung von Videokonferenzen

Traditionell setzten sehr großen Unternehmen wie Finanzinstitute, Pharmaunternehmen oder Behörden Videokonferenztechnik in ihren Konferenzräumen ein. Diese Videodienste basieren auf proprietärer Hardware in Besprechungsräumen, bekannt als Codecs, gekoppelt mit proprietären und kostspieligen Infrastrukturgeräten, die Dienste wie Streaming und Aufnahme, Mehrpunktanruf-Hosting und das Management der gesamten Umgebung übernehmen.

Typische Konferenzräume wurden speziell um Videokonferenz-Technologie herum entwickelt und mit heller Beleuchtung sowie Akustikplatten ausgestattet und mit spezieller Wandfarbe gestaltet. Die Steuerungssysteme verwalteten meist auch den Rest der Raumumgebung.

Doch mit dem kontinuierlichen Fortschreiten des Moore‘schen Gesetzes, nachdem sich die Zahl und Dichte der Transistoren von integrierten Schaltungen alle zwei Jahre verdoppelt, hat sich die Technologie in großen Besprechungsräumen, kleinen Büros, Einzelbüros oder persönlichen Geräten dramatisch verändert. Geräte wie PCs, Macs und sogar Smartphones und Tablets produzieren jetzt qualitativ hochwertige Bilder und klaren Klang. Diese Entwicklung führte zu einem exponentiellen Wachstum der Videokonferenzen und einer Vielzahl von neuen Nutzern, für die die Technologie bisher außer Reichweite war.

So werden Videokonferenzen verkauft

Das dramatische Wachstum bei den Endgeräten wäre nutzlos, wenn sich nicht auch die Infrastrukturtechnologie ähnlich verändert hätte.

Heute bieten viele Hersteller Infrastruktur in der Cloud an, so dass Anwender flexibel das Gerät ihrer Wahl nutzen können. Einige Hersteller bieten softwarebasierte Mobile- und Desktop-Services an, bei Bedarf in Kombination mit raumbasierten Lösungen der Nutzer. Andere Anbieter kombinieren Cloud-Infrastruktur und Software-Clients für mobile und Desktop-Benutzer zusammen mit eng integrierten raumbasierten Diensten.

Cisco beispielsweise liefert in einem eher traditionellen Modell die gesamte Technologie, die Kunden benötigen, um Videokonferenzen in ihren bestehenden Netzwerken zu betreiben.

Produkte wie WebEx und GoToMeeting werden mehr als Webkonferenz-Technologien und weniger als Videokonferenz definiert. Aber beide Dienste sind sehr beliebt. Da sich ihre Videokonferenzfunktionen ständig verbessern, sind sie vor allem für Unternehmen interessant, die nach Tools suchen, die eine datenzentrierte und One-to-Many-Kommunikation unterstützen.

Microsofts Skype for Business, zuvor als Lync bekannt, wurde ursprünglich primär als Lösung für Instant Messaging, datenorientierte Zusammenarbeit und Telefonie betrachtet, legt aber jetzt einen neuen Schwerpunkt auf Videofähigkeiten.

Traditionell gelten Gesprächsqualität und Zuverlässigkeit als wichtigste Anforderungen an Videokonferenztechnik. Durch die weite Verbreitung der Technik garantieren mittlerweile mehrere Anbieter qualitativ hochwertige Bilder, Ton und eine insgesamt zuverlässige Kommunikation.

Möglichkeiten und Grenzen von Videokonferenzen

Historisch setzen große Unternehmen Videokonferenzen in ihren Konferenzräumen ein, um intern mit Mitarbeitern in den weltweit verteilten Büros zu sprechen. Heute hat sich der Markt verändert; das größte Wachstum ist bei Nutzern in kleinen Büros, am Desktop oder mit mobilen Geräten zu sehen.

Da sie Videokonferenzen zunehmend als Teil einer Lieferkette der Kommunikation einsetzen, wünschen sich die Nutzer flexible Dienstleistungen anstelle von spezialisierter, anwendungsspezifischer Software. Heute müssen Videokonferenzen entweder einen bestehenden Workflow erheblich verbessern, indem sie ein visuelles Element hinzufügen, oder eine ganz neue Art des Arbeitens ermöglichen.

Videokonferenzen sind kein Allheilmittel und können persönliche Meetings nicht komplett ersetzen. Sie reduzieren aber die Anzahl kleinerer Meetings und treiben Workflows voran, da sie die Kommunikation vereinfachen.

Firmen sollten vorsichtig sein, wenn Anbieter Einsparungen bei den Reisekosten als Argument für Videokonferenzen anpreisen. Denn in der Geschichte der Industrie war dieses Argument für die Investition in Videokonferenztechnologie nie stichhaltig.

Videokonferenz ermöglichten den wichtigsten Entscheidungsträgern im Unternehmen, sich unmittelbar und regelmäßiger zu treffen. Haupttreiber sind aber höhere Produktivität und verbesserte Kommunikation, und nicht niedrigere Kosten für Reisen der Mitarbeiter. Die Opportunitätskosten, sprich die Erlöse, die entgehen, wenn Unternehmen auf Video verzichten, wiegen schwerer als die Einsparungen bei Reisekosten – auch wenn diese Alternativkosten nur schwer zu messen sind.

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Artikel wurde zuletzt im September 2016 aktualisiert

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