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Klarer Fall: Videokonferenzen lohnen sich für Unternehmen

Die Anwendungsszenarien für Videokonferenztechnik haben sich verändert. Das SaaS-Modell ist flexibel, einfach zu implementieren und senkt die Kosten.

Anmerkung der Redaktion: Dieser zweite Artikel unserer vierteiligen Serie über Videokonferenztechnologie untersucht den Business Case für Videokonferenzen. Der erste Teil beschreibt, wie sich die Technik in den Unternehmen verbreitet hat. Der dritte Artikel befasst sich mit den wichtigsten Kaufkriterien für Videotechnik, der vierte Text vergleicht die führenden Anbieter auf dem Markt anhand dieser Kriterien.

Videokonferenzen stellen zwar seit etwa 20 Jahren eine mögliche Option für viele Unternehmen dar, aber nur wenige Firmen nutzen die Technik regelmäßig. Wenn sie es nutzen, dann auch nur in begrenztem Umfang etwa zur Vernetzung größerer Büros oder Filialen sowie für den Einsatz unter Führungskräften.

Historisch gesehen wurde Videokonferenztechnik als Ersatz für Geschäftsreisen angepriesen, um die Reisekosten und die Belastung der Führungskräfte zu senken. Diese Vertriebsstrategie ist jedoch aus mehreren Gründen gescheitert: Viele Menschen sehen das Reisen als Zusatzleistung oder Belohnung für ihre Arbeit, Videokonferenzen galten als schlechtere Alternative zu einem persönlichen Meeting und Unternehmen haben es versäumt, die Technik intern besser zu fördern. Als Ergebnis vermieden potenzielle Nutzer Videokonferenzen und fuhren lieber zum Flughafen.

Darüber hinaus – das ist der wichtigste Grund – setzten nur wenige Firmen in der Lieferkette ebenfalls auf Videokonferenzen. Daher diente bis vor kurzem das Gros der Videokommunikation nur für die interne Kommunikation.

Bessere Videokonferenz-Technik = besserer Business Case

Da sich die technische Entwicklung von Videokonferenzen in den letzten Jahren erheblich verbesserte, ist mit einem explosiven Wachstum in diesem Marktsegment zu rechnen.

Ein Beispiel ist die höhere Qualität und die weite Verbreitung des Internets. Daher sind für Videokonferenzen praktisch keine größeren Netzwerk-Upgrades mehr erforderlich. Für die meisten Anwendungsfälle reichen Standard-Breitband-IP-Verbindungen völlig aus. Nur selten müssen Unternehmen Technologien wie MPLS oder dedizierte IP-Verbindungen installieren.

Auch Smartphones, Tablets und Notebooks können hochwertige Videokommunikation umsetzen. Jedes iPhone zum Beispiel integriert Facetime. Obwohl es limitiert ist, steht Facetime allen iPhone-Besitzern zur Verfügung und fördert den Umgang mit dieser Technik. Die Anwender lernen die Möglichkeit der visuellen Kommunikation kennen und sehen, wie einfach sie zu nutzen ist.

Videodienste in Form von Software as a Service (SaaS) aus der Cloud senken die Komplexität und die Kosten für die Installation einer Videokonferenzumgebung drastisch. Die SaaS-Anbieter sind daher für das hohe Wachstum des Videokonferenzmarkts in den letzten Jahren verantwortlich.

Kosten sinken, Verfügbarkeit steigt

Kunden können Videokonferenztechnologie entweder selbst in ihrer eigenen Umgebung installieren oder einen Anbieter wählen, der die Infrastruktur als SaaS-Modell bereitstellt. Manche Kunden werden sich wegen der vermeintlich höheren Sicherheit oder anderer Anforderungen für ein On-Premise-System entscheiden. Die meisten Firmen, die erstmals auf visuelle Kommunikation setzen, werden hingegen das SaaS-Modell wählen. Die höhere Flexibilität, niedrigere Betriebskosten und eine einfache Bereitstellung sorgen dafür, dass Kunden die Technik schnell und in einer Art und Weise einsetzen, wie das bis dato nicht möglich war.

Ein großer Teil des Marktes bewegt sich weg von hardwarebasierten Endpunkten in Besprechungsräumen. Stattdessen werden die Anwender-PCs mit hochwertigen Webcams ausgestattet. Diese Geräte lassen sich als eine Art überdimensionale Webcam betrachten. Sie können schwenken, sich neigen sowie zoomen und sind oft mit Mikrofonen und Lautsprechern ausgestattet. Derartige kostengünstige Add-On-Geräte ermöglichen Flexibilität sowie Masseneinsatz und sind für kleinere Tagungsräume gut geeignet.

Videokonferenzen sind ein klassisches Beispiel für die Kraft des Netzwerkeffekts. Wenn immer mehr Benutzer die Technologie einsetzen und die Anzahl der potenziellen Teilnehmer steigt, erhöht sich der Einfluss des Netzwerks exponentiell. Für den Großteil ihrer Geschichte verzeichneten Videokonferenzen eine relativ kleine Anzahl von Benutzern – das verändert sich derzeit schnell mit Vorteilen für alle Nutzer.

Der Übergang von internen zu externen Teilnehmern

Lokal betriebene Videokonferenzen (On-Premise) eignen sich am besten für die interne Kommunikation.

Es war schwierig, einen Anruf zwischen den Netzwerken von zwei Unternehmen zu verbinden, und die meisten Benutzer wollten sich diesen Aufwand nicht antun. SaaS hat diesen Ansatz geändert. Es ist so einfach, einen Kunden oder Lieferanten mit SaaS-Technologie anzurufen wie einen Nutzer innerhalb des Unternehmens. Dies verändert die Anwendungsszenarien und ermöglicht den Benutzern, visuelle Kommunikation für ihre Geschäftstätigkeit einzusetzen.

Da diese Technologien den Masseneinsatz der visuellen Kommunikation erlauben, entstand eine breite Palette von Dienstleistungen und Geschäftsmodellen. Derzeit tummeln sich sehr viele Anbieter auf dem Markt; es ist davon auszugehen, dass einige Provider scheitern werden und sich das Angebot konsolidiert.

Der Markt für Videokonferenzen befindet sich an einem Wendepunkt. In den kommenden Jahren wird er sich von einem Nischenwerkzeug in Sitzungssälen zu einem alltäglichen Kommunikationswerkzeug für das gesamte Unternehmen entwickeln. Viele verschiedene Technologien und Geschäftsmodelle werden getestet, nicht alle werden erfolgreich sein. Unternehmen sollten vor allem auf flexible Services achten und sich nicht auf einen einzelnen Pfad beschränken. Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Business Case für Videokonferenzen bestimmen.

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Artikel wurde zuletzt im September 2016 aktualisiert

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