Private Geräte am Arbeitsplatz: Die richtige Lizensierung

Der Einsatz von privaten Geräten in Unternehmen stellt die IT-Abteilungen vor große Probleme bei der Lizensierung der eingesetzten Software-Programme.

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Immer mehr Mitarbeiter bringen immer häufiger neue Geräte mit, die sie bei der Arbeit nutzen wollen. Für IT-Abteilungen stellt sich vor diesem Hintergrund die Frage, ob sie damit nicht Probleme mit ihren Software-Verträgen bekommen. Was also gibt es bei Lizenzfragen für Windows-Software zu beachten, auf die über Tablets, Smartphones und betriebsfremde PCs zugegriffen wird?

Allgemein gesagt: IT-Abteilungen sollten Fragen der Lizensierung nicht auf die leichte Schulter nehmen, wenn es um die Zulässigkeit des Einsatzes persönlicher Geräte geht.

Der CIO kann die Lizenzkosten heute nicht mehr einfach dadurch abschätzen, dass er die Zahl der erwarteten Nutzer der Anwendungen bestimmt. Manche Produkte werden pro Client abgerechnet (wie bei der Microsoft Client Access Licence), so dass Organisationen für jedes Gerät bezahlen müssen, das darauf zugreift. Und wenn Anwender in einer virtuellen Desktop-Infrastruktur (VDI) über ihre Smartphones und Tablets Zugang zum Unternehmensnetzwerk und seinen Anwendungen erhalten, können ebenfalls Lizenz-Gebühren anfallen.

Besonders relevant ist dies bei den Microsoft Enterprise Agreements (EA): Viele Unternehmen wählen für ihre Desktop- und Server-Umgebungen unter Windows die Microsoft-Volumenlizenzierung.

Positiv in diesem Zusammenhang: Microsoft hat die Lizensierung für Client-Zugriffe zuletzt sogar vereinfacht. Laut einem im Dezember 2011 veröffentlichten Bericht der Beratungsfirma Directions on Microsoft mussten iPads und Smartphones bei Zugriff auf VDI oft mit einem VDA-Abonnement (Virtual Desktop Access) lizenziert werden; wenn auf dem VDI-Host Office läuft, war für die Mobilgeräte meist zusätzlich eine Lizenz für die Office-Suite erforderlich.

„Früher mussten EA-Kunden für iPads (oder sonstige Geräte, die nicht unter die Definition von qualifizierten Desktops fielen) VDA- oder Office-Lizenzen separat unter einer Select-oder Select-Plus-Lizenz erwerben (was meist teurer und unpraktischer ist als unter einem EA). Oder sie mussten einzeln vereinbaren, dass die Geräte doch als qualifizierte Desktops gelten“, erklärt John Cullen, Autor des Berichts. Künftig wolle Microsoft EAs offensichtlich so einsetzen, dass die Einhaltung der Regeln einfacher wird.

Einfacher heißt aber nicht unbedingt billiger. „Die Microsoft-Lizenzen, um ein Tablet mit Office am Arbeitsplatz einzusetzen, werden wahrscheinlich mehr kosten als das Gerät selbst. Ein iPad-Nutzer muss zum Beispiel Microsoft-Lizenzen für bis zu 1000 US-Dollar (plus laufende Abonnements für 200 US-Dollar pro Jahr) kaufen, um flexibel auf VMs und Remote-Desktop-Sitzungen mit Office-Anwendungen zugreifen zu dürfen“, sagte Paul DeGroat, leitender Berater bei Pica Communications, gegenüber SearchEnterpriseDesktop.com.

Auch das Analysehaus Forrester Research lobt in einer Studie die Vorteile von „Roaming Use Rights“, also Rechte für mobile Nutzung, in Bezug auf virtuelle Desktops und Streaming von Anwendungen bei der Microsoft-Volumenlizensierung. „Microsoft lizenziert Office und Windows pro Gerät. Das bedeutet, dass für jedes firmenfremde Gerät, mit dem ein Mitarbeiter auf gehostete Instanzen der jeweiligen Produkte zugreift, eigene Lizenzen gekauft werden müssen. Um dabei entstehende Ungerechtigkeiten zu verhindern, hat Microsoft im vergangenen Jahr die Roaming Use Rights eingeführt. Deshalb ist möglicherweise ein EA die billigste Lösung für die Unterstützung großer VDIs oder gestreamter Umgebungen – vorausgesetzt, die Geräte gehören dem Mitarbeiter oder einem Dritten und werden nicht am Firmenstandort eingesetzt“, schreibt Forrester-Chefanalyst Duncan Jones in dem Bericht.

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