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Fünf Tipps: So senken Unternehmen ihre IT-Wartungskosten

Unternehmen geben jährlich Millionen von Euro für die Wartung und den Support ihrer IT-Umgebung aus. Fünf Tipps zur Kostensenkung.

Da Unternehmen einen relativ hohen Prozentsatz ihres jährlichen IT-Budgets für das Management, die Aktualisierung und die Wartung ihrer bestehenden Anlagen investieren, sollten die Themen IT-Wartung und Support mehr Aufmerksamkeit bei IT-Entscheidern erhalten, als dies derzeit der Fall ist. Da IT-Budgets ständig unter Druck stehen, finden Sie hier fünf Tipps für die Optimierung des ROI (Return On Investment) bei der IT-Wartung:

Jährliches Audit der Netzwerk-Assets: Neben einer genauen Bestandsaufnahme der Netzwerkinfrastruktur sollte dieser Prozess wichtige Informationen offenbaren wie den Status, den ein Gerät im Support-Lebenszyklus der OEMs einnimmt. Bei Hunderten oder Tausenden von Geräten kommen hier schnell hohe Summen zusammen – und man kann nicht erwarten, dass OEMs stets uneigennützig zum Wohl ihrer Kunden arbeiten.

Rechnen Sie dabei mit Überraschungen. Zum Beispiel ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen ihre OEMs für den Support von Geräten bezahlen, die sich nicht mehr im Netzwerk befinden. Möglicherweise wissen die OEMs das selbst nicht; oder sie verhindern Transparenz, da der Status quo einfache, wiederkehrende Einnahmen bedeutet. Unternehmen benötigen daher eine genaue Übersicht ihrer Assets, damit sie nur für den Support von Geräten bezahlen, die sie auch wirklich einsetzen.

Ausstiegspunkt finden: Unternehmen sollten aus dem Support-Vertrag aussteigen, wenn der Support durch einen OEM weder steuerlich noch physisch keinen Sinn mehr ergibt. In Wartungsverträgen mit OEMs bezahlen Firmen meist für drei Leistungen: das Update des Cisco Internetwork Operating Systems (IOS), technischen Support und den Austausch von Hardware. Nach einem Audit der IT-Wartung erkennen Firmen, wie ihre Assets in Bezug auf diese drei Kostenpunkte abschneiden. Wenn sie sich im Rahmen einer ROI-Analyse auf diese drei Punkte konzentrieren, werden sie feststellen, dass sich die Supportleistungen des OEMs finanziell nicht mehr lohnen, wenn beispielsweise nach einem Zeitraum von vier Jahren ein Drittel der Ausgaben sich auf Geräte bezieht, die nicht mehr relevant oder nicht mehr im Einsatz sind. Unternehmen sollten nicht erwarten, dass der OEM zu ihnen sagt: „Da kein neues IOS mehr ansteht, werden wir den Preis für unseren Support um ein Drittel senken."

Optionen für OEM-Support kennen: Unternehmen sollten wissen, dass sich der Wert der Wartungsleistungen von OEMs im Laufe der sieben oder mehr Jahre erheblich verändert, in denen diese erbracht wird. Innerhalb dieses Zeitraums wird der OEM für einige Netzwerk-Assets das Ende des Supports (EOS; End of Support) oder gar die Außerbetriebnahme (EOL; End of Life) festlegen. Diese Termine werden allerdings nicht immer klar kommuniziert.

Obwohl EOL und EOS typischerweise kleine Teile der gesamten Infrastruktur repräsentieren, sollten Unternehmen diese Geräte genauer prüfen. Warum sollten sie weiterhin Support teuer bezahlen, wenn es keine Software-Updates mehr geben wird oder der OEM das Produkt nicht mehr wartet oder ersetzt? Eignet sich die Ausrüstung perfekt für die derzeitige Anwendung, sollten Unternehmen die Lebensdauer verlängern und zu einem anderen Anbieter wechseln.

Kombinierte Wirkung von Betriebskosten (OPEX) und Investitionskosten (CAPEX) betrachten: Manchmal kommt es vor, dass OEMs kurz vor Ende des Vertrags anbieten, die Support-Kosten zu senken um das Unternehmen als Kunden zu behalten und nicht an einen Drittanbieter zu verlieren – manchmal funktioniert das. Aber bevor sie angebotene Einsparungen feiern, sollten Unternehmen das größere Bild im Auge haben: die kombinierte Wirkung von OPEX und CAPEX.

Sollten Netzwerk-Upgrades nicht nach dem Zeitplan des Unternehmens erfolgen und nicht auf Druck des OEMs? Warum sollten Firmen durchaus gute Geräte ersetzen, nur weil der OEM dies fordert? Der Wechsel zu einem Drittanbieter für die Wartung kann diese großen Ausgaben verzögern. Nehmen wir an, ein Kunde bezahlt jährlich 100.000 Euro für die Wartung von 300 Access-Switches, die laut OEM jetzt ersetzt werden müssen. Als neue Jahresrate für die Wartung legt er einen Betrag von 150.000 Euro fest. Ein Drittanbieter würde für derartige Wartungsleistungen jährlich beispielswiese nur 27.000 Euro berechnen.

Betrachten wir die vollen finanziellen Auswirkungen und Abschreibungen, wenn die Lebensdauer dieser Geräte um fünf Jahre verlängert wird und Unternehmen sich bei der Wartung für einen Drittanbieter entschieden. Die Kosten liegen dann bei 135.000 Euro (27.000 Euro Wartungskosten x fünf Jahre) im Vergleich zu 2,3 Millionen Euro (1,5 Millionen Euro für neue Switchs + 150.000 Euro Wartungskosten x fünf Jahre). Diese Rechnung sollte Unternehmen überzeugen.

Wartungsaufträge ausschreiben: Unternehmen sollten ihre IT-Wartungsverträge immer öffentlich ausschreiben. Indem sie einen offenen Wettbewerb schaffen, haben OEMs, deren Channel-Partner und Drittanbieter gleichermaßen die faire Möglichkeit, auf die Ausschreibung mit ihrem besten Angebot zu reagieren. Firmen müssen dann prüfen, ob die Service Level Agreements (SLAs) wirklich ihren Anforderungen entsprechen. Welche Einsparungen lassen sich wirklich erzielen? Wenn Unternehmen neuen Optionen offen gegenüberstehen, können sie das Budget für die Wartung und den Support ihrer IT erheblich senken.

Über den Autor:
Holger Peters ist Vice President bei Curvature. Das Unternehmen bezeichnet sich selbst als den weltweit führenden Anbieter von aus Vorbesitz übernommenen und neuen Surplus-Netzwerk- und Servicelösungen.

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Artikel wurde zuletzt im Oktober 2016 aktualisiert

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