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Die Renaissance der Konferenzraumtechnik

Die Konferenzraumtechnik war lange Zeit das Stiefkind, wenn es um das Teilen von Inhalten geht. Das ändert sich durch neue Systeme, etwa Cisco Spark Board und Polycom Pano.

So gut wie jede Firma verfügt über physische Besprechungsräume, um die persönliche Kollaboration vor Ort zu ermöglichen. In den letzten Jahren hat es bei virtuellen Meetings enorme Fortschritte gegeben, während sich die Konferenzraumtechnik in physischen Räumen größtenteils nicht weiterentwickelt hat.

Die nicht miteinander verbundenen Systeme in Konferenzräumen sind mehr als nur ein Ärgernis und können für einen beträchtlichen Zeitverlust sorgen. Im Durchschnitt gehen bei jedem Meeting 15 Minuten dafür verloren, die Konferenzraumtechnik einzurichten. Zu diesem Schluss kommt eine Studie von ZK Research, einem technischen Marktforschungsunternehmen in Westminster, Massachusetts. Diese vergeudete Zeit ist wertvoll, denn anstatt herauszufinden, wer das passende Kabel besitzt, um den Computer im Besprechungszimmer anzuschließen, oder wie man sich in das Videosystem einwählt, könnten Projektteams bereits produktiv arbeiten.

Zeit der Projektteams zu verschwenden, ist heutzutage gravierender als noch vor ein paar Jahren. In der aktuellen digitalen Ära basiert der Wettbewerbsvorteil auf Geschwindigkeit. Kollaborationsteams stehen unter Druck, Entscheidungen rasch zu treffen. Wenn bei jedem einstündigen Meeting 25 Prozent der Zeit verschwendet werden, bedeutet das infolgedessen einen handfesten Nachteil für die Unternehmen.

Wenn es Unternehmen also im Wettbewerb hilft, die Effizienz in Konferenzräumen zu verbessern, warum haben sich dann die Einkäufer von Unified Communications (UC) nicht auf diesen Bereich konzentriert?

Mehrere Präsentatoren und Content Sharing

Tools für Besprechungsräume haben sich in den letzten zwei Jahrzehnten kaum weiterentwickelt. Die Konferenzraumtechnik hat kleine Verbesserungen erlebt, zum Beispiel digitale Whiteboards und 4K-Displays, doch nichts, was die Produktivität wesentlich gesteigert hätte.

Die meisten vorhandenen Systeme beruhen auf dem Konzept, dass es in Meetings einen einzigen Vortragenden gibt. Wenn eine andere Person Inhalte teilen will, wird der Vorgang unterbrochen, indem man Dongles finden, Kabel umstöpseln, Projektoren neu einrichten oder USB-Sticks herumreichen muss.

Obwohl der Prozess einfach sein sollte, ist er es in der Praxis kaum. Und was passiert, falls mehrere Personen Inhalte teilen wollen? Bei vielen existierenden Systemen können sie das nicht.

In jüngerer Zeit allerdings hat es auf dem Markt für Konferenzräume hektische Aktivität gegeben, und zwar durch neue Systeme, die die Dynamik von Teamarbeit ändern könnten. So zielt etwa Polycom Pano darauf ab, das Content Sharing unter Teams aus verschiedenen Quellen zu erleichtern. Bei diesen neuen Produkten werden Leitungsfunktion und Content Sharing demokratisiert. Vor diesem Hintergrund können mehrere Leute gleichzeitig Inhalte teilen.

Das Pano-Gerät von Polycom ermöglicht bis zu vier Besprechungsteilnehmern, Inhalte zu teilen. PowerPoint-Folien, Videos, Word-Dokumente und Spreadsheets beispielsweise lassen sich in einer Auflösung von 4K projizieren, ohne sich über Kabel und drahtlose Netzwerkverbindungen Sorgen machen zu müssen oder woher der Content geladen wird.

Die Anwender können Inhalte von ihren Tablets, Smartphones und Laptops teilen. Die Verbindung zwischen den Geräten und Pano geschieht über eine Polycom-App, aber die Nutzer können sich auch per Apple AirPlay oder Windows Miracast verbinden.

Pano kann an jedes HD-Display über HDMI oder USB 3.0 angeschlossen werden, aber auch an einen Touch-Monitor, um Notizen und interaktive Whiteboard-Funktionen zu ermöglichen. Pano arbeitet auch mit vorhandenem Videoequipment zusammen, das sich heute in vielen Konferenzräumen findet. Der Preis für das Gerät liegt bei 1999 US-Dollar, in Deutschland ist das Gerät im Handel ab 1600 Euro zuzüglich Steuer zu haben.

Abbildung 1: Mit Polycom Pano können mehrere Nutzer Inhalte gleichzeitig auf demselben Monitor teilen.

Innovative Cloud-Technologie optimiert Meetings

Das Cisco Spark Board, das Anfang 2017 auf den Markt kam, ist ein weiteres Beispiel für ein Konferenzraumsystem der nächsten Generation. Cisco verfolgt dabei einen anderen Ansatz als Polycom. Beim Spark Board handelt es sich um ein Turnkey-Produkt, hinter dem der Cisco-Spark-Cloud-Service steckt.

Das Spark Board ist ein All-in-one-Gerät, das andere Konferenzraumtechnik ersetzt, unter anderem die Lautsprechfunktion, Videokonferenzsysteme, das Display und das digitale Whiteboard. Wenn ein Benutzer den Raum betritt, wacht das Spark Board automatisch auf und grüßt die Person mit Namen, startet das Meeting und lädt die Inhalte. Die Anwender können Inhalte von einem Laptop oder mobilen Gerät teilen, sofern darauf die Spark-App läuft. 

In diesem nachfolgenden Video sehen Sie, wie Cisco und Polycom die Konferenzraumtechnik neu erfinden.

Die Verbindung mit der App bedeutet, dass die Besprechung persistent wird, auf die von einem beliebigen Ort aus zugegriffen werden kann. Ein Meeting kann in einem Raum beginnen, später über die App auf einem Tablet weitergeführt werden und auf einem Spark Board an einem anderen Standort enden.

Das Spark Board verfügt über eine integrierte 4K-Kamera und zwölf Mikrofone. Das 84-Zoll-Modell kostet 9.990 US-Dollar, das 55-Zoll-Modell 4.900 US-Dollar (in Deutschland im Handel ab etwa 3900 Euro zuzüglich Steuer). Für beide wird eine Servicegebühr von 199 US-Dollar pro Monat fällig.

Ergänzung oder Ersatz für vorhandenes Equipment?

Obwohl die Preisunterschiede zwischen Pano und Spark Board auf sehr verschiedene Produkte hindeuten, sind beide Lösungen dazu gedacht, die Konferenzraumtechnik in physischen Besprechungsräumen zu verbessern. Beide Produkte machen es möglich, dass Teams einen Raum betreten und sofort mit der Arbeit beginnen können, anstatt erst die technischen Systeme miteinander zu verbinden.

Kein Produkt ist besser als das andere – sie sind lediglich verschieden. Pano eignet sich für Kunden, die ihre bestehende Konferenzraumtechnik weiter nutzen wollen, während das Spark Board das vorhandene Equipment zum größten Teil ersetzt. Diverse andere Anbieter strömen mit ihren Produkten ebenfalls auf diesen Markt.

Während sich die Konferenzraumtechnik verbessert, sollten UC-Einkäufer das Legacy-Stigma, das die Ineffektivität von Konferenzraumsystemen umgibt, weitgehend vergessen. Sowohl Pano als auch das Spark Board bieten eine deutlich bessere Praxiserfahrung als das, womit die Nutzer sich vielfach noch vor wenigen Jahren herumschlagen mussten.

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Artikel wurde zuletzt im September 2017 aktualisiert

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