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Videokonferenzen: Was ist besser, Cloud oder On-Premise?

Vor der Entscheidung für Videokonferenz-Dienste aus der Cloud oder On-Premise sollten Firmen die Funktionen und Kosten der Komponenten genau prüfen.

Der Markt für Videokonferenzen verändert sich derzeit enorm. Die entsprechenden Technologien sind mittlerweile so ausgereift, dass sie auch für den normalen Anwender einfach zu bedienen sind. Auch die Kosten sind dank neuer Geschäftsmodelle drastisch gesunken.

Es gibt zwei grundlegende Geschäftsmodelle für den Kauf von Videokonferenz-Tools. Zum einen können Unternehmen eine Lösung kaufen und lokal installieren (On-Premise), zum anderen bietet sich ein SaaS-Modell (Software as a Service) an, in dem ein externer Dienstleister für die Videokonferenzinfrastruktur verantwortlich ist.

Bis vor kurzem war das SaaS-Modell unreif. Aber dank einer Kombination aus kostengünstiger Bandbreite, Storage und Prozessoren hat sich dieses Modell zum am schnellsten wachsenden Marktsegment entwickelt. In diesem Artikel vergleichen wir das Cloud-Modell und das On-Premise-Modell für Videokonferenzen.

Cloud versus On-Premise: Die Komponenten von Videokonferenz-Tools im Vergleich

Ähnlich wie beim Abwägen der Vor- und Nachteile für den Kauf oder das Leasen eines Autos müssen Firmen auch die Stärken und Schwächen beim Vergleich der beiden Bereitstellungsmodi für Videokonferenzen bewerten. Gleichgültig, ob On-Premise oder Cloud-basiert, viele der wichtigsten Anwendungen der Videokonferenztechnologie besitzen die gleichen Schlüsselkomponenten:

  • Multipoint-Konferenzen: Multipoint-Konferenzen, auch als Bridging bekannt, erlauben es Nutzern aus verschiedenen Standorten, gleichzeitig an einem Videoanruf teilzunehmen. Die Anzahl der möglichen gleichzeitigen Teilnehmer variiert abhängig vom Anbieter: Ein typsicher On-Premise-Service skaliert von 12 bis zu 120 parallelen Nutzern, entweder in Form mehrerer kleinerer Konferenzen oder in einer einzigen großen Videokonferenz.
  • Cloud-Angebote bewegen sich in der Regel zwischen 25 bis 50 gleichzeitigen Nutzern, und es gibt keine Begrenzung bei der Zahl der Anrufe. Ein Beispiel: 25 Anwender einer Firma können sich in 20 verschiedenen Terminen mit zahlreichen externen Teilnehmern befinden.
  • Streaming und Aufnahme: Die Funktion, eine Videokonferenzschaltung aufzunehmen oder zu streamen, wird zunehmend verfügbar. Bei einer lokalen On-Premise-Installation behalten Unternehmen sensible Daten in ihrem Netzwerk, während Cloud-Anbieter die Videoaufzeichnungen von Natur aus auf Cloud-basierten Servern speichern. Die Kunden sollten daher Service Level Agreements (SLAs) sorgfältig prüfen, um zu sehen, welche Daten wo gespeichert werden.
  • Aus Sicht des Anwenders erfolgt die Aufzeichnung einfach per Knopfdruck. Ein Administrator hingegen muss den Netzwerkverkehr von Multicast-Video-Streams und den Bedarf an großem Datenspeicher in seinen Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO) berücksichtigen.
  • Netzwerk-Management: Wie jeder andere Service erfordern auch Tools für Videokonferenzen Management-Funktionen. Die Verteilung von Software-Updates, Diagnosefeatures, das Führen eines zentralen Adressbuchs und die Integration von Funktionen wie Kalender werden immer wichtiger, wenn die Anzahl der Websites und Benutzer zunimmt.
  • Zentralisiertes Management ist einer der echten Vorteile eines Cloud-basierten Ansatzes. Software wird in der Regel automatisch aktualisiert, Adressbücher werden auf dem Laufenden gehalten und Netzwerkprobleme werden proaktiv erkannt und gelöst.
  • Firewalls: Bei On-Premise-Videokonferenzen ist es notwendig, Firewalls zu konfigurieren, um Anrufe aus dem Netzwerk des Unternehmens heraus zu tätigen. Der Typ der Firewall und die genauen Details der Konfiguration sind in hohem Maße abhängig von Faktoren wie dem Setup des Netzwerks, ausgehenden Anrufen sowie Risikoprofilen für Firewalls und Sicherheit.
  • Cloud-basierte Dienste hingegen laufen in der Regel in der überwiegenden Mehrheit der Standorte. Ist der Zugang auf das Internet vorhanden, sind sehr wahrscheinlich auch Videokonferenzen möglich.

Das spricht für eine On-Premise-Lösung

In den letzten 20 Jahren wurden Videokonferenzen größtenteils in Form von On-Premise-Lösungen umgesetzt. Das lag zum einen daran, dass vor allem große Unternehmen mit hohen Sicherheitsbedenken auf Videokonferenzen setzten – und weil zum anderen Cloud-Services noch nicht lange verfügbar waren.

Heute sind die Hauptkunden von lokal installierten Services extrem risikoscheue Organisationen wie Militär, Regierungen, Behörden und sehr große Finanzunternehmen.

Große, komplexe lokal installierte Videokonferenz-Tools erfordern ein hohes Niveau an Wissen und Ressourcen, die in den meisten Unternehmen nicht zur Verfügung stehen. Es ist unklug, wenn eine Firma einfach einen Videokonferenzdienst installiert und davon ausgeht, dass das bestehende IT-Team die Zeit oder das Fachwissen hat, um es effizient am Laufen zu halten.

Das spricht für eine Lösung aus der Cloud

Die Cloud revolutioniert den Markt für Videokonferenzen. Sie ermöglicht die massenhafte Bereitstellung, einen einfachen und kostengünstigen TCO und erlaubt es Benutzern, außerhalb ihrer eigenen Firewall-Umgebung zu arbeiten.

Die meisten Cloud-Anbieter bieten entweder monatliche oder jährliche Verträge an. Viele offerieren ein Freemium-Modell als eine Option, die Technologie kostenfrei zu testen und ohne Kosten an einer Videokonferenz teilzunehmen.

Die Cloud bietet viele Vorteile: Videokonferenzen sind schnell und einfach eingerichtet, lassen sich beliebig skalieren und sind sehr einfach zu administrieren – die Mitarbeiter des IT-Supports benötigen nur wenig Wissen über den Service. Wenn ein Unternehmen mit einem bestimmten Dienst nicht zufrieden ist, lässt sich dieser einfach abschalten.

Da sich die Cloud-Welt sehr schnell entwickelt, sind kurze Verträge mit einer niedrigen Eintrittshürde und gut geschriebenen SLAs zu empfehlen. Es ist oft schwer, den Erfolg von Videokonferenzen innerhalb eines Unternehmens vorherzusagen; da es auf dem Markt sehr viele Anbieter gibt, lohnt es sich, flexibel zu bleiben.

Kaufoptionen und Tipps für die Auswahl von Anbietern

Der Vertrieb von Videokonferenz-Lösungen in Unternehmen hat viele Gesichter. Hersteller wie Cisco und Polycom verkaufen ihre Produkte direkt an größere Unternehmen. Beide Anbieter verfügen über große, erfahrene Direktvertriebs- sowie Presales-Teams und spezialisieren sich auf die Bereitstellung von umfangreichen Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern. Mittlere und kleine Unternehmen wenden sich in der Regel an spezialisierte Reseller von Videokonferenzen, die typischerweise nur Videokonferenzen von wenigen Anbietern verkaufen.

Da On-Premise-Videokonferenzen weiterhin hoch spezialisiert bleiben, sollten Unternehmen grundsätzlich nur mit ausgewiesenen Experten zusammenarbeiten. Systemhäuser oder Lieferanten, die nur allgemeine AV- oder IT-Kenntnisse besitzen, verfügen nur selten über das notwendige Know-how, um Videokonferenz-Tools erfolgreich implementieren zu können. Daher sollten Firmen den Anbieter oder Reseller grundsätzlich auf Referenzen und Beispiele von zufriedenen Kunden ansprechen und natürlich auch genau auf die Kosten der Lösungen achten.

Andere Faktoren bei der Bewertung von Cloud- oder On-Premise-Videokonferenzen

Lokal installierte Videoplattformen

Die Infrastruktur für Videokonferenzen bestand schon immer aus hochwertigen, proprietären Technologien. Da diese Techniken nur wenigen IT-Profis vertraut sind, dürfte es für Unternehmen schwierig werden, passende Videokonferenzexperten zu finden, denen sie zudem ein hohes Gehalt zahlen müssen. Die bislang hohen Kosten der Videokonferenztechnologien haben traditionell sowohl die erste Implementierung als auch den Masseneinsatz erheblich behindert. Allerdings sind die Preise für On-Premise-Lösungen in den letzten zwei Jahren drastisch gesunken, da die Anbieter zunehmend virtualisierte VMware- und Hyper-V-Plattformen für die Infrastruktur nutzen. Da die Verarbeitung von Videos äußerst rechenintensiv ist, benötigen Firmen eine sehr hohe Rechenleistung, um großflächig skalieren zu können.

WebRTC-Video

Die WebRTC-Technologie ist in vielen der neuesten Webbrowser integriert und ermöglicht den Betrieb von Videokonferenzen ohne spezielles Plug-in. WebRTC bietet großes Potenzial für gelegentliche oder einmalige Benutzer, externe Gäste einer Videokonferenz sowie in Branchen wie dem Einzelhandel. Das Gros der Personen, die regelmäßig an Videokonferenzen teilnehmen, installiert bevorzugt eine dedizierte Anwendung auf dem Smartphone, Tablet oder Desktop. Denn zum einen ist die Qualität dieser dedizierten Anwendungen höher, zum anderen sind nützliche Funktionen wie Adressbücher verfügbar.

Sicherheit von Cloud-Videokonferenzen

Einige Unternehmen haben legitime Bedenken, dass unbefugte Personen im Rahmen einer Cloud-Videokonferenz ihre Gespräche beobachten und mithören könnten. Mittlerweile verschlüsselt allerdings die überwiegende Mehrheit der Cloud-Videokonferenz-Tools die Konferenzen mit dem 128-Bit Advanced Encryption Standard (AES), der in der Theorie nicht zu knacken ist.

Obwohl Cloud-Provider die Videoströme nicht sehen können, ist es möglich, dass sie die Metadaten lesen, die zeigen, wer die Videoanrufe tätigt und wie lange die jeweiligen Sessions dauern. Unternehmen, die damit nicht leben können und sehr großen Wert auf Sicherheit legen, sollten daher einen On-Premise-Service in Betracht ziehen.

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Artikel wurde zuletzt im April 2017 aktualisiert

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