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So finden Sie den besten Anbieter für Cloud Unified Communications

Die Entscheidung für einen UC-Provider ist nicht einfach. Die Services und Angebote unterscheiden sich stark. Dieser Ratgeber hilft Ihnen dabei.

Unternehmen müssen ihre Möglichkeiten für Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen sowie dazugehörige Services ausbauen. Nur so sind die Mitarbeiter unabhängig von Ort und Gerät immerzu produktiv.

Anwendungen für Cloud Unified Communications (UC) sind eine effiziente Methode, diesen Umstand zu garantieren. Einige Anbieter sehen das genauso und bieten ein Portfolio an Optionen an.

In diesem Leitfaden werden wir bewerten, welche UC-Anwendungen sich am besten für die Cloud eignen. Weiterhin besprechen wir die Probleme, die bei einem Umstieg zur Cloud auftreten können. Dazu gehören die UC-Integration sowie die Unterstützung für Sicherheit und Unternehmen. Nachdem Sie diesen Beitrag gelesen haben, sollten Sie die Provider für Cloud Unified Communications bessert evaluieren können. So finden Sie heraus, welche Produkte und Services auf der Prioritätenliste ganz oben stehen sollten.

Was ist Cloud UC und wie funktionieren es?

Cloud UC wird auch gehostete UC oder UC as a Service (UCaaS) genannt. Diese Technologie wird für Unternehmen immer interessanter, die auf Sprachdienste, Messaging, Presence oder Teamarbeit angewiesen sind.

Cloud UC hat diverse Vorteile. Dazu gehören zum Beispiel minimale Einkaufskosten, womit der Investitionsaufwand (Capex) niedrig bleibt. Weiterhin geht die Implementierung schnell und die Gesamtbetriebskosten sind gering. Haben Unternehmen nicht viel Budget für Investitionen, können sie ihre UC-Services rationalisieren, indem sie sich bei gehosteten UC umsehen.

Der Aufwand für die Administration ist reduziert, da sich Anwender flexibel hinzufügen und entfernen lassen. Garantierte Service Level Agreements (SLAs) machen die Cloud in diesem Fall noch attraktiver. Ein Provider von gehosteten UC bringt außerdem ein Niveau an Expertise mit, das sich kleinere Firmen nur in den seltensten Fällen selbst aneignen können. Jeder gute Provider besitzt wertvolles Fachwissen. Er hat es schließlich mit vielen Kunden und ganz speziellen, herausfordernden Situationen zu tun. Neue Kunden profitieren von diesem Wissen und der Umstieg in die Cloud ist normalerweise effizient und flott.

Ein Provider von UC besitzt oder least ein Data Center, das die notwendige Infrastruktur mit sich bringt. Der Cloud-Provider kümmert sich darum, dass Hardware und Software angemessen gewartet werden. Updates und Patches werden zeitnah eingespielt. Das gilt auch für notwendige Upgrades. Durch ein SLA wird eine gewisse Uptime garantiert.

Kunden wählen eine oder mehrere UC-Anwendungen aus und zahlen dann eine monatliche Gebühr pro Anwender. Das Schöne an Cloud-basiertem Unified Communications ist die Skalierbarkeit. Der Service lässt sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Die Kunden können ändern, auf welche Anwendungen sie zugreifen wollen. Das gilt auch für die Anzahl der Anwender, die Zugriff brauchen. Anwender nutzen die Cloud-basierten Services über eine IP-Verbindung (Internet Protocol), wie zum Beispiel das Internet und einen Webbrowser. Das ist sowohl über mobile Geräte als auch mit herkömmlichen Notebooks oder Desktops möglich.

Nach welchen Funktionen sollten Sie bei Cloud Unified Communications Ausschau halten?

Zu den Anwendungen bei gehostetem UC gehören Voice/Telefonie, Unified Messaging (auch E-Mail), Voice Mail und Fax, Presence, Instant Messaging (IM), Konferenzdienste (Audio, Video und Web), sowie das Teilen von Inhalten und soziale Tools. All diese Funktionen sind aus einer einzigen Schnittstelle nutzbar. Es kommt dabei nicht darauf an, ob der Nutzer einen Desktop einsetzt oder mit einem Mobilgerät unterwegs ist. Ein Provider bietet vielleicht alle Funktionen an oder nur einen Teil davon. Oftmals kann der Kunde wählen, welche Anwendungen oder fertigen UC-Pakete er nutzen möchte.

Aus technischer Sicht gibt es zwischen internen und Cloud-basierten UC-Anwendungen keine großen Leistungsunterschiede. Es kommt also auf die Situation einer jeden einzelnen Firma an.

Das Cisco-Whitepaper Cloud Elevates Communications Applications (PDF) beschreibt, dass Unternehmen E-Mail, Konferenzen via Web und Voice am häufigsten in die Cloud legen. Danach erst folgen Presence, IM und Video.

Wenn Unternehmen UC am eigenen Standort betreiben, können sie einen kompletten Austausch bei einer Migration vermeiden. Dazu müssen sie lediglich eine hybride UC-Architektur installieren. Auf diese Weise werden einige Services intern abgehandelt und einige liegen eben extern. Zum Beispiel könnten Sie Voice und Messaging am Standort belassen, Video und andere Tools für die Teamarbeit legen Sie aber in die Cloud.

UC-Anwendungen benötigen viel Bandbreite. Das gilt vor allen Dingen für Konferenzen via Video und Web. Sprachdienste und Video benötigen für eine optimale Qualität darüber hinaus geringe Latenz. Unternehmen mit WLANs müssen möglicherweise in mehr Bandbreite und Abdeckung investieren, damit Cloud-basiertes UC möglich ist. Zu den weiteren Überlegungen gehören Integration, Sicherheit und Enterprise-Support.

Aus technischer Sicht gibt es zwischen internen und Cloud-basierten UC-Anwendungen keine großen Leistungs-unterschiede. Es kommt also auf die Situation einer jeden einzelnen Firma an.

Cloud Unified Communications bietet diverse Optionen für die Integration an. Viele UC-Provider stellen Integration via Microsoft Skype for Business, Microsoft Active Directory, IBM Sametime oder einer CRM-Anwendung (Customer Relationship Management) zur Verfügung. Auf diese Weise kann eine Firma sämtliche geschäftliche Kommunikation aus einer einzigen Schnittstelle heraus führen. Einige Unternehmen wollen ihr Cloud-basiertes Voice-System mit der Buchungssoftware verknüpfen, damit sich Telefonanrufe nachvollziehen und berechnen lassen. Die Möglichkeit, integrierte Anwendungen mithilfe von Single Sign-On zu vereinen, ist ebenfalls wichtig.

Bei der Sicherheit setzen Cloud-basierte UC-Provider in der Regel auf eine einzelne Instanz. Das wird auch als Private Cloud bezeichnet. Möglich sind auch mandantenfähige Architekturen (Multi-Tenant). In einem Szenario mit einer einzelnen Instanz besitzt jeder Kunde seine eigene virtuelle Instanz. Diese können sie in die internen Anwendungen integrieren oder sie anderweitig auf die eigenen Bedürfnisse maßschneidern.

Bei einer mandantenfähigen Architektur teilen sich mehrere Kunden eine virtuelle Instanz der UC-Software. Eine einzelne Instanz wird als privater und sicherer angesehen. Mandantenfähige Architekturen beinhalten aber auch Sicherheitsmaßnahmen, damit ein Kunde keine Einblicke in die Daten eines anderen hat. Müssen Unternehmen gesetzlich Vorgaben oder strenge Unternehmensrichtlinien einhalten, setzen sie wohl besser auf eine einzelne Instanz, um die Risiken zu minimieren. Weil bei der UC-Technologie Verbindungen via IP etabliert werden, ist eine Authentifizierung notwendig, die Standard bei jedem Service sein sollte. Das gilt auch für VoIP und die Verschlüsselung von Medien.

In Sachen Support sind die meisten UC-Provider anwenderfreundlich und bieten Unterstützung rund um die Uhr (24/7/365). Außerdem werden die Systeme ständig überwacht und eine bestimmte Uptime garantiert. Einige Provider haben flexible SLA-Bedingungen, die Unternehmen während Wachstumsphasen entgegen kommen. Erwarten Firmen nach der Implementierung von UC ein sehr hohes Wachstum, sollten sie die SLAs sehr genau durchlesen.

Fazit

Wenn Sie Cloud-basierte UC Provider vergleichen, dann sehen Sie sich zumindest die Listen der angebotenen UC-Anwendungen an. Das gilt ebenso für die Abonnementkosten, SLAs und die Voraussetzungen für den Netzwerkzugriff.

Finden Sie heraus, ob ein Provider auf eine mandantenfähige oder eine Private Cloud setzt. Aus Sicht des Kunden ist das wichtig, vor allen Dingen, wenn es Auflagen für die Sicherheit und den Datenschutz gibt.

Besitzen Firmen ein voll funktionstüchtiges, internes UC-System, sollten sie sich nach einem UC-Partner umsehen, der sowohl interne als auch gehostete UC anbietet. Von Vorteil ist, wenn dieser reichlich Erfahrung bei der Integration besitzt, weil sich das positiv auf den Übergang auswirkt.

Finden größere Firmen kein angemessenes UC-Paket mit entsprechenden Anwendungen bei einem einzelnen Provider, dann wählen Sie einen primären Anbieter. Dieser soll in Ihrem Namen mehrere Cloud-basierte UC-Provider verwalten. Der Vermittler hilft ebenso beim Lösen jeglicher Probleme in Sachen Kompatibilität.

Haben sich Unternehmen an gesetzliche Vorschriften zu halten, dann stellen Sie sicher, dass der entsprechende UC-Cloud-Provider konform zu den jeweiligen Gesetzen ist. Ein Beispiel dafür ist PCI DSS.

Vergessen Sie auch nicht, die Leistungsbilanz des Anbieters zu prüfen. Überlebensfähigkeit ist wichtig. Wie lange gibt es den Anbieter schon? Wie sieht es mit der finanziellen Situation aus? Bekommen Sie eine Liste von Referenzunternehmen, die sich mit Ihrer Firma vergleichen lassen?

Ihre eigenen Anforderungen zu kennen, steht erster Stelle. Danach stellen sie sorgfältige Nachforschungen an. Auf diese Weise bekommen Sie ein Gefühl, das Ihnen bei der Entscheidung für UC-Anwendungen hilft. Vergessen Sie nicht, dass der Markt mannigfaltig ist. Die Angebote der Provider können sich deswegen ziemlich unterscheiden.

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Nächste Schritte

Was ist sinnvoller: UC-Software oder Cloud Unified Communications?

Vergleichstabelle: Unified Communications als interner Dienst oder als Hosting-Angebot in der Cloud

Artikel wurde zuletzt im April 2016 aktualisiert

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