Teamwork virtuell – so funktioniert das!

Technologienutzen von Unified Communications wissenschaftlich belegt

Andreas Kusch, Vorstandsvorsitzender der Avodaq AG

Immer mehr Menschen arbeiten zusammen, ohne sich zu treffen. Möglich machen das moderne Kommunikationslösungen wie Unified Communications. Der Systemintegrator Avodaq hat den Nutzen der Technologie am Beispiel der Wacker Chemie AG jetzt wissenschaftlich belegt.

Sie bilden sogenannte verteilte Teams, haben selten physischen Kontakt und existieren nur dank moderner Kommunikationslösungen wie Unified Communications (UC) – die Verzahnung verschiedener Kommunikationskanäle und deren Einbindung in IT-Anwendungen. Mit Laptop oder Smartphone greifen Arbeitgeber und Angestellte auf alle Netzwerkfunktionen zu, um ortsungebunden zu arbeiten.

UC lohnt sich – wissenschaftlich belegt!

Dass UC eine lohnende Investition ist, wurde jetzt auch wissenschaftlich belegt. Die Avodaq AG ließ im Rahmen eines Forschungsprojektes am Institut für Information, Organisation und Management der Ludwig-Maximilians-Universität München die Effektivität der Technologie wissenschaftlich untersuchen.

Unter dem Arbeitstitel „Unified Communications Effectiveness“ hat Dr. Stefan Taing am Beispiel der Wacker Chemie AG zwei Jahre lang Erfolgsfaktoren und Einsatzszenarien von UC erforscht. Dabei ging es in erster Linie um Auswirkungen auf Mitarbeiter und Prozesse im Unternehmen.

Das Forschungsprojekt beweist nicht nur, dass der Einsatz von UC Kommunikationsabläufe vereinfachen und die Effektivität steigern kann. Die Ergebnisse liefern darüber hinaus Handlungsvorschläge für den IT-Fachbereich und das Management.

Untersuchung beispielhafter Teams

Ein wichtiger Bestandteil der Studie war die Untersuchung eines beispielhaften Teams von Wacker Chemie aus dem Bereich Supply Chain Management mit Standorten in Deutschland, den USA und Singapur. Dabei entstand ein genaues Bild von der Ausgangssituation über die Einführung von UC bis zum erkennbaren Nutzen für das Unternehmen.

Die Ergebnisse zeigen: UC vereinfacht die Zusammenarbeit der Teams, glättet Arbeitsabläufe und gestaltet diese effizienter. So vermindert die Technologie zum Beispiel Störungen, die zu Arbeitsunterbrechungen führen. Denn beteiligte Personen tauschen nicht nur nützliche Informationen über Arbeitsvorgänge aus, sondern auch über sich selbst.

Mit ihren in das Unternehmensnetzwerk eingebundenen mobilen Endgeräten senden sie Präsenzinformationen – so genanntes Presence Signaling – und teilen mit, wann sie wo und wie erreichbar sind. Bei integrierten Endgeräten wie Smartphones werden die entsprechenden Präsenzinformationen direkt im System angezeigt.

Dabei lässt sich zwischen passivem Presence Signaling, bei dem nur die Statusinformation und der Standort angezeigt werden, und dem aktiven Presence Signaling, das zudem Instant Messaging, also die schnelle ortsungebundene Kommunikation ermöglicht, unterscheiden. Letzteres schafft zusätzliche Mehrwerte. So verwenden Teammitglieder weniger Zeit darauf, eine Person zu erreichen, wenn sie wissen, dass diese nicht verfügbar ist.

Leitende Angestellte als Trend-Setter

Gerade leitende Angestellte, also wichtige Knotenpunkte in Teams, sollten ihren Status deshalb öffentlich machen. Im Laufe der Studie hat sich gezeigt, dass die Zusammenarbeit deutlich besser wurde. Interessant: Allein der Status eines Knotenpunkts kann über die Effizienz des gesamten Netzwerks entscheiden.

Besonders bei zeitkritischen Arbeitsabläufen, beispielsweise im Supply Chain Management, wo die Response-Zeit eine Rolle spielt, kamen die Vorteile von UC zum Tragen. Doch auch Probleme ließen sich mithilfe der Technologie schneller lösen, da UC beispielsweise die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ermöglicht.

Fazit

Insgesamt macht die Studie das komplexe Thema Unified Communications und dessen Mehrwerte greifbar. Es lässt sich jedoch auch festhalten, dass nicht nur das System selbst über die tatsächlichen Mehrwerte von UC entscheidet. Es sind die Nutzer mit ihren Kenntnissen, ihrer persönlichen Einstellung gegenüber der Technologie und die Integration in die Unternehmensprozesse, welche den Erfolg ausmachen.

Eine Universallösung gibt es daher nicht. Jedes Unternehmen hat seine Besonderheiten, sodass die Kommunikationslösungen immer maßgeschneidert werden müssen. Aber auch das ist das Gute an der neuen Technik: UC ist sehr anpassungsfähig.

Über den Autor

Andreas Kusch ist Vorstandsvorsitzender der Avodaq AG

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